Szwajcarsko-Polski Program Współpracy

1. przekazanych w formie zaliczki środków zgromadzonych przez beneficjenta na wyodrębnionym rachunku do obsługi projektu finansowanego z udziałem środków europejskich;
2. zwrotów środków wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystanych z naruszeniem procedur właściwych dla realizacji wydatków w ramach danego programu lub projektu, pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości;
3. środków pozostałych do rozliczenia przekazanych w ramach zaliczki

• numer projektu
• rok, w którym przekazane zostały środki, których zwrot odsetek dotyczy
• rodzaj odsetek (bankowe, podatkowe)

* * *

1. koszty te spełniają kryteria kwalifikowalności dla właściwego obszaru tematycznego,
2. Instytucja Realizująca (IR) wykaże, że wydatki te są niezbędne dla realizacji projektu ( w Raporcie okresowym)
3. możliwe przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetowymi nie będą przekraczały progów, o których mowa w art. 20. 3 lit. a Umowy w sprawie projektu.
4. koszty te nie przekraczają 15% danej kategorii budżetowej i nie są wyższe niż 20 000 PLN. Przez dana kategorię budżetową należy rozumieć kategorię, z której dokonywane jest przesunięcie. Jednocześnie wskazane limity 15% oraz 20 000 PLN odnoszą się do sumy kosztów niezaplanowanych w KPP w ramach kategorii budżetowej w danym okresie sprawozdawczym.

* * *

Wytyczne ws. kwalifikowalności kosztów dojazdów oraz noclegów związanych ze szkoleniami personelu, a także kosztów wizyt studyjnych realizowanych przez beneficjentów końcowych
w ramach Komponentu 2
(Cel 2 obszaru tematycznego: "ochrona zdrowia"
Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy)

Szkolenia dla pracowników domów pomocy społecznej oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych:
W ramach kosztów szkoleń do dofinansowania kwalifikować się będą koszty dojazdów oraz koszty noclegów uczestników szkoleń, pod następującymi warunkami (Nie dotyczy kosztów dojazdów oraz noclegów związanych z krajowymi oraz zagranicznymi wizytami studyjnymi) :

• udział w szkoleniach odbywa się w ramach delegacji służbowej, udokumentowanej pisemnym poleceniem wyjazdu,
• koszty dojazdów oraz noclegów rozliczane są zgodnie z zasadami rozliczania krajowej delegacji służbowej, oraz z wykorzystaniem druków obowiązujących w danej instytucji dla udokumentowania delegacji służbowej, tj. zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
• koszty dojazdów oraz noclegów nie przekroczą 10% całkowitego budżetu Komponentu 2.

• zakres tematyczny wizyty studyjnej będzie ściśle związany z celami projektu,
• całkowity kwalifikowalny koszt wizyt studyjnych nie może przekraczać 15% całkowitego budżetu przewidzianego na Komponent 2. Instytucja Realizująca będzie odpowiedzialna za przestrzeganie tej proporcji,
• Instytucja Realizująca, właściwa dla projektu w ramach którego wizyta studyjna będzie się odbywać, dokona każdorazowo pisemnej akceptacji wizyty studyjnej w zakresie:
  • planowanego budżetu
  • programu wizyty studyjnej precyzującego m.in. miejsce wizyty, termin, listę wykładowców, instytucje w których wizyta będzie się odbywać , listę osób, z którymi będą prowadzone spotkania, warsztaty, dyskusje, itp.
  • listy uczestników wizyty studyjnej
• w celu zapewnienia jak najwyższej efektywności, wizyty studyjne będą organizowane dla grup co najmniej 10 osób. Możliwa, a nawet rekomendowana jest organizacja wizyty studyjnej dla kilku projektów łącznie. Co więcej, możliwe jest włączenie uczestników wizyty studyjnej z innych województw, w których wdrażane są programy w ramach Celu 2 obszaru tematycznego „ochrona zdrowia” SPPW,
• sugerowana maksymalna liczba uczestników wizyty studyjnej nie powinna przekraczać 20 osób. Zbyt duża grupa uniemożliwi sprawne przeprowadzenie wizyty.
• koszty delegacji uczestników wizyty studyjnej odbywanej na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu, będą rozliczne zgodnie z przepisami obowiązującymi dla delegacji krajowych i zagranicznych (w przypadku delegacji zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
• do wniosku o płatność, w którym rozliczne będą koszty wizyty studyjnej, beneficjent końcowy zobowiązany jest załączyć:
  • akceptację wizyty studyjnej wydaną przez Instytucję Realizującą
  • dokumenty rozliczające delegację służbową uczestników wizyty
  • dowody poniesienia kosztów organizacji wizyty studyjnej (np. faktury/rachunki dot. wynagrodzenia tłumacza, wykładowcy, faktury za bilety, hotele, potwierdzenia dokonania płatności itp.)
  • sprawozdanie z wizyty studyjnej zawierające informacje jakie doświadczenia wyniesione z wizyty będą mogły być zastosowane w projekcie.

* * *

Schemat przepływu dokumentów przetargowych, dla przetargów powyżej 500 000 CHF, opracowany przez Krajową Instytucję Koordynującą w porozumieniu ze stroną szwajcarską.
Zgodnie z wolą darczyńców, Instytucja Realizująca jest zobowiązana do przekazywania każdorazowo stronie szwajcarskiej dokumentacji przetargowych dla zamówień publicznych o wartości powyżej 500 000 CHF, niezależnie od tego, czy taki warunek został wskazany wprost jako warunek w decyzji w sprawie zatwierdzenia projektu. Przepływ dokumentów przetargowych powinien odbywać się wg następującego schematu:

• Instytucja Realizująca przekazuje Instytucji Pośredniczącej SIWZ w języku polskim celem jej wstępnej weryfikacji przez Instytucję Pośredniczącą.
  
• Instytucja Pośrednicząca po weryfikacji przekazanych dokumentów informuje Instytucję Realizującą o zajętym stanowisku. Stanowisko Instytucji Pośredniczącej w sprawie przekazanych dokumentów nie ma jednak charakteru wiążącego i nie oznacza potwierdzenia prawidłowości lub akceptacji treści dokumentacji przetargowej.
  
• Instytucja Realizującą dokonuje tłumaczenia SIWZ na język angielski.
  
• Instytucja Realizująca przekazuje przetłumaczoną dokumentację do Instytucji Pośredniczącej w terminie 30 dni przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
  
• Instytucja Pośrednicząca przekazuje przetłumaczoną dokumentację stronie szwajcarskiej najpóźniej na 20 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem procedury przetargowej.

* * *

Trwałość projektów
W związku z pojawieniem się wątpliwości co do okresu trwałości projektów realizowanych przez beneficjentów końcowych w ramach Programów, dla których jesteście Państwo Instytucjami Realizującymi, przesyłam następujące wyjaśnienia uzgodnione z Krajową Instytucją Koordynująca.

Podstawą dla wyjaśnienia kwestii obowiązków Instytucji Realizującej związanych z zapewnieniem operacyjności programu po jego zakończeniu jest treść Umowy w sprawie Projektu zawartej przez KIK z SDC. Stanowi ona bezpośrednio w art. 16 ust. 1 o okresie operacyjności programu, który liczony jest od dnia jego zakończenia i wynosi 5 lat. Umowa nie przewiduje dodatkowego terminu 10 lat dla trwałości inwestycji infrastrukturalnych. Jednocześnie art. 11 stanowi o terminie zachowania własności rzeczy nabytych w ramach programu, który liczy się również od dnia jego zakończenia, a długość ta pokrywa się z okresem operacyjności. Również termin na przeprowadzenie kontroli operacyjności programu przez przedstawicieli Szwajcarii wynosi 5 lat od jego zakończenia zgodnie z art. 10 Umowy w sprawie Projektu. Analogiczne terminy stosuje się zgodnie z zapisami Umowy/Porozumienia ws. Realizacji Projektu ( art. 7 ust. 7 /art. 7 ust. 6 dla okresu operacyjności projektu, art. 9 ust.2 w sprawie terminu zachowania własności rzeczy oraz art. 14 ust. 3 / art. 13 ust. 3 w sprawie terminu na przeprowadzenie kontroli).

Jeśli chodzi o datę zakończenia programu, to wskazana jest ona w art. 22 ust. 2 Umowy ws. Projektu oraz w art. 3 ust. 2 Umowy/Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu. Jest więc to data od której należy liczyć obowiązek utrzymania rezultatów programu. Chodzi tu o cały program, w tym wszystkie projekty realizowane przez beneficjentów końcowych, a obowiązek ten dotyczy strony Umowy ws. Projektu czyli rządu RP reprezentowanego odpowiednio przez MRR a w ramach Umowy ws. Realizacji Projektu/ Porozumienia ws. Realizacji Projektu, przez Instytucję Pośredniczącą. Zatem każdy z projektów beneficjentów końcowych powinien być operacyjny przez okres odpowiadający operacyjności całego programu.

Analogicznie powinien być liczony termin przechowywania dokumentacji, o którym mowa w art. 16 ust. 3 Umowy ws. Projektu, art. 7 ust. 4 Umowy w sprawie Realizacji Projektu oraz art. 7 ust. 3 Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu

* * *

Wytyczne w sprawie opisu dokumentu
Opis dokumentu powinien być naniesiony na dokumencie (np. na jego odwrocie). Tylko w wyjątkowych sytuacjach (np. brak miejsca na dokumencie) opis może być zrobiony na oddzielnej kartce, na trwałe spiętej z dokumentem.

Opis dokumentów (faktur, rachunków, list płac itp.), dokumentujących poniesione wydatki w ramach projektów realizowanych ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, powinien zawierać następujące elementy:

1. tekst:
„Dotyczy programu realizowanego przy dofinansowaniu ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Umowy w sprawie realizacji Projektu nr………………
2. Numer oraz tytuł programu …………………
3. Kategoria wydatków (zgodnie z Uproszczonym Budżetem Projektu) ……………
4. Dotyczy…………… (opis mówiący za co jest faktura i potwierdzenie wykonania usługi, dostawy itd. zgodnie z umową/zleceniem Nr ……………z dnia …………)
5. Opis procedury wyboru wykonawcy …………………
6. Kwota wydatków kwalifikowalnych …………………
7. Kwota wydatków niekwalifikowanych/nierefundowalnych ………………
8. Klasyfikacja budżetowa (jeśli dotyczy)/rodzaj wydatku …………………………… (inwestycyjny/ nieinwestycyjny)
9. Źródła finansowania:

			 SPPW 85% …………………
			 współfinansowanie 15% …………………
			 (podać źródło współfinansowania)……………………
			 Razem ……………

Zatwierdzenie na pieczęci:
  			 - merytoryczne …………(podpis, data)
 			 - formalne i rachunkowe: …………… (podpis, data)
			 - do wypłaty: (kwota)
			 - podpis Głównego Księgowego lub Dyrektora jednostki

* * *

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dokonało zmian w Systemie Przepływów Finansowych Szwajcarko-Polskiego Programu Współpracy zgodnie z obowiązującym przepisami prawa oraz zasadami wdrażania projektów w ramach SPPW. Dokument zatwierdzony przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego znajduje się tutaj.

* * *

Uprzejmie przypominamy, iż zgodnie z ustępem 3.3 Załącznika nr 2 do Umowy Ramowej pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną z dnia 20 grudnia 2001 r. przedstawiciele Szwajcarii mogą żądać przedłożenia dokumentacji przetargowej dla postępowań o wartości przekraczającej 500 000 CHF.

W związku z powyższym we wzorach umów ws. realizacji projektów wprowadzono postanowienia w § 8, które nakładają na Instytucję Realizującą obowiązek dostarczenia na wniosek strony szwajcarskiej do Instytucji Pośredniczącej, tłumaczenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, a także innych dokumentów przetargowych jeśli wymaga tego strona szwajcarska.

Mając na względzie powyższe, Krajowa Instytucja Koordynująca rekomenduje, w przypadku przekazania stronie szwajcarskiej dokumentacji przetargowej, wraz z opublikowaniem ogłoszenia o zamówieniu publicznym na stronie internetowej zamawiającego jednoczesne zamieszczenie tłumaczenia tej dokumentacji na język angielski.

* * *

Krajowa Instytucja Koordynująca i strona szwajcarska uzgodniły obowiązkowe i zalecane wzory materiałów informacyjno-promocyjnych dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, tj. m.in. wzory tablic informacyjnych i pamiątkowych, naklejek, papieru firmowego, prezentacji itp., stanowiące uzupełnienie pakietu wytycznych ws. informacji i promocji. Prace nad wytycznymi ws. informacji i promocji zostały zakończone. W ich skład wchodzą następujące dokumenty:

• Szwajcarko-Polski Program Współpracy. Informacja i promocja. Wytyczne dla beneficjentów
• Załącznik nr 1: Księga identyfikacji wizualnej Szwajcarko-Polskiego Programu Współpracy
  • Część 1 - Księga znaku Swiss Contribution
  • Część 2 - Obowiązkowe i rekomendowane wzoru materiałów promocyjnych
• Załącznik nr 2: Skrócona księga znaku Bundeslogo (logo konfederacji Szwajcarskiej)

* * *